3 astuces pour gagner du temps dans mon travail

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Quand on se sent pressé par le temps, on devient stressé et du coup moins efficace que d’habitude. C’est une situation qui me concerne aussi, moi qui fais quotidiennement des activités créatives.

En gagnant du temps beaucoup d’avantages se présentent : On peut tout simplement atteindre plus d’objectifs, et on deviendra plus efficace puisque on saura ne pas être stressé par le manque de temps. Enfin on aura du temps libre pour faire d’autres choses pour soi même.

Voici les trois astuces que j’utilise quotidiennement pour gagner du temps avec mon travail:

1. Simplicity is the best. Je simplifie les tâches.
Par exemple, comme beaucoup d’entre vous je reçois aussi beaucoup de mails par jour. La première habitude que j’ai créée est de consacrer le moins de temps possible aux emails d’information quotidienne, sans jamais dépasser 2 min par message. Avec les titres, on peut déjà faire un premier filtrage, et si un mail n’est pas intéressant, je n’hésite pas à le supprimer sans le lire. J’ai aussi réalisé que pour gagner du temps il est important de se désabonner avec un peu de courage aux listes e-mailing qu’on ne regarde jamais, au lieu de supprimer inlassablement des emails inutiles. La plupart du temps, la désinscription se fait en un clic. Avec cette habitude, je peux consacrer plus de temps aux messages réellement importants.

C’est pareil quand je lis des livres, des informations ou des documents de recherche. Évidemment il y en a beaucoup quotidiennement, mais j’ai appris qu’on n’a pas besoin de lire tous les détails. L’intérêt est de passer du temps uniquement sur les passages qui nous paraissent importants.

On peut aussi simplifier l’environnement de travail, en mettant ce qu’on utilise souvent là où on peut le voir facilement, et ranger ce qu’on utilise rarement.

2. Je fais un planning quotidien et hebdomadaire en priorisant des tâches
Par exemple, avant de commencer une journée chargée, je fais une liste des tâches à réaliser par priorité. Une journée est plus courte que ce qu’on imagine au départ. J’admets que je ne peux pas toujours terminer toutes les tâches prévues.
Mais en priorisant les tâches, je mets les choses importantes en premier dans ma liste, comme ça je suis sûre de les réaliser, et je suis moins stressée si je n’ai pas fait tout ce qui était écrit, car les taches à la fin de la liste sont les moins importantes.
Le planning hebdo, je le fais le dimanche soir avant de dormir. Il me permet de jeter un coup d’œil global sur les tâches à réaliser avant la fin de la semaine. Idem pour le planning mensuel.

3. Je ne repousse pas de taches à faire plus tard
Ca dépend du métier, mais dans mon cas, les urgences sont rares. C’est-à-dire que la majorité de tâches sont planifiées quelques jours avant. Si on fait les tâches au bon moment sans les repousser, on gagne du temps pour traiter correctement des urgences ou encore pour faire autres choses.

Bonus: je travaille avec des partenaires autonomes, je les responsabilise, et délègue
Certaines personnes aiment bien voir chaque tâche être parfaitement réalisée, et ils veulent tout faire correctement par eux mêmes. Ils pensent souvent que finalement, en déléguant, on n’est pas satisfait du résultat et qu’on perd du temps de toute façon en faisant la correction.

Cependant il est indispensable de responsabiliser chacun pour les déléguer des tâches, pouvoir faire confiance, et finalement gagner du temps. Bien entendu, cela suppose qu’on travaille avec des partenaires autonomes.
Dans mon cas, ça peut m’éviter des déplacements inutiles.
J’aime beaucoup la valeur du travail en équipe et je trouve qu’on gagne du temps en apprenant à travailler avec les autres. Cela permet aussi de compléter mes points faibles par les forces ou les compétences des autres.

Cet article participe à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax.